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  • Kirsten Hube

DIGITALISIERUNG IN DER ARBEITSWELT

Aktualisiert: Jan 20



Arbeit 4.0: Digitalisierung in der Arbeitswelt

Arbeit 4.0 – Utopie oder Realität?


** Digitale Revolution ** Industrie 4.0 ** Digitalisierung ** Automatisierung **: Schlagworte, die uns täglich um die Ohren sausen – über die Medien, in politischen Diskussionen, im Beruf, im Alltag.


Und mal ehrlich, diese Begriffe lassen in den meisten Köpfen eine Zukunft unter der Kontrolle bzw. Herrschaft von Maschinen, Robotern entstehen: Die Spezies Mensch spielt dabei nur noch eine Nebenrolle. Denn sowohl ihre Jobs als auch ihr Privatleben werden von Künstlichen Intelligenzen übernommen.


Aber bildet diese Vorstellung tatsächlich die Digitalisierung ab? Was versteht man eigentlich genau darunter? Wie hat sie unser Arbeitsleben bereits verändert, was ist der aktuelle Stand? Im Folgenden versuchen wir, Antworten darauf zu finden.




Digitalisierung – was ist das eigentlich?


Obwohl die Digitalisierung in aller Munde ist, lässt sich der Begriff selbst nur schwer fassen. Durchdringt sie doch irgendwie das ganze Leben: Wir notieren unsere Einkaufsliste in eine mobile App, streamen Songs und Filme, speichern oder bearbeiten Fotos in einem digitalen Format, kommunizieren in bzw. mit sozialen Medien.


Auch im Büroalltag hat die Technologisierung Einzug gehalten. Ob Internet, PC, Laptop, Tablet oder Smart-phone – das alles ist unser täglich Arbeitsgerät. Die meisten von uns verbinden deshalb mit der Digitalisierung vorwiegend technische Errungenschaften, eine entsprechend gut ausgebaute Infra-struktur.


Internet und Co. alleine machen aber noch längst keinen digitalen Wandel aus: Sie dienen lediglich als wichtige Basis.

Tatsächlich liegt der Kern der Digitalisierung darin, analoge Werte, Informationen bzw. Abläufe in ein digitales Format zu überführen. Besser gesagt, in Daten zu verpacken, welche wir beliebig speichern, verändern, kopieren, löschen können. Und zwar immer und überall, denn nichts ist mehr physisch an einen Ort gebunden. Erleichtert wird dies zusätzlich durch die zunehmende Verbreitung mobiler Devices: Weg vom stationären Computer, hin zu flexiblen, handlichen Tabletformaten. Weg vom festen Platz im Büro, hin zu kreativen „Work-Spaces“.

Trotzdem stellt diese bloße Umwandlung erst den Beginn dar.



Nächster Schritt – die digitale Transformation


Denn auf den zweiten Blick versteckt sich dahinter ein wesentlich größeres Potential. Nämlich das der Vernetzung, Verknüpfung:



Einzelne Prozesse innerhalb eines Unternehmens laufen dann einheitlich und automatisch ab, lassen sich zudem ebenso miteinander verknüpfen wie der Austausch bestimmter einzelner Informationen. Das Resultat: Jeder weiß über alles Bescheid, ist auf dem gleichen, aktuellen Wissensstand. Vom Vorstand über sämtliche kaufmännische Abteilungen bis hin zu Produktion bzw. Logistik.


Langfristig gesehen sollen jedoch nicht nur die Mitarbeiter untereinander vernetzt sein, sondern auch Mitarbeiter und Maschine. Im Idealfall steht am Ende die selbstständige Interaktion zwischen Maschinen. Als Stichwort sei hier das Internet der Dinge (IOT) genannt. Sobald es hakt und klemmt, sind sie in der Lage, sich selbst zu reparieren, entsprechende Ersatzteile zu bestellen, sich mit Strom oder sonstiger Energie aufzuladen.

Erst wenn wir diesen nächsten Schritt der digitalen Transformation gehen bzw. gegangen sind, können wir tatsächlich von Digitalisierung sprechen.



Wer nicht wagt, der auch nicht gewinnt!?


Allerdings hängen wir nach wir vor in den „Basics“, bestenfalls in einem Zwischenschritt anteiliger Technologisierung fest.

Fürchten die meisten Unternehmen doch den immensen zeitlichen sowie finanziellen Aufwand, besonders Start-Ups und kleine. Nicht zu vergessen: Die Angst, künstlichen Intelligenzen zu unterliegen, indem wir uns selbst wegrationalisieren.

Trotzdem wagen wir es, Schritt für Schritt auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen. Schließlich profitieren wir bereits von den Auswirkungen einzelner virtueller Hilfsmittel. Sei es von einfacheren, schnelleren Abläufen, sei es von reduzierten Fehleranfälligkeiten und somit mehr Zuverlässigkeit, sei es von mehr Übersichtlichkeit sowie Wettbewerbsfähigkeit.



E-Mail, Chat & Co. - die Revolution der Kommunikation


Denken wir nur einmal an die Geburtsstunde der E-Mail. Sie revolutionierte nach Telex und Telefax unsere geschäftliche schriftliche Kommunikation von Grund auf. Die bisherige klassische Rund-Mail-Kultur wird allerdings vermehrt ins Abseits gedrängt.

Parallel dazu erfreuen sich so genannte Business-Chats immer größerer Beliebtheit: Stehen sie doch nicht nur für eine Interaktion in Echtzeit. Vielmehr werden die getippten Worte zusätzlich als Thread zum Nachlesen sichergestellt. Und wenn nötig, lassen sich sogar Dokumente hochladen. Mit Slack, Glip, HipChat bzw. Microsoft Teams verschaffen wir uns also vor allem Zeit und Durchblick: Übervolle Mailboxen, „durchgerutschte“ Nachrichten,

verspätete Reaktionen sind passé. Selbst eine mobile Nutzung der Apps ist möglich.



Virtuelle Teamarbeit – die Cloud macht´s


Manchmal aber gestalten sich einzelne Aufgaben bzw. Anforderungen in unserem Arbeitsalltag derart komplex, dass Chats, Mails & Co. an ihre Grenzen kommen. So bedarf es zur Bewältigung und Strukturierung zusätzlicher, digitaler Hilfsmittel – bekannt als Collaboration Tools. Dazu zählen unterschiedlichste Werkzeuge, die das gemeinsame Arbeiten im Team verbessern: Ob Apps für das Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Videokonferenzlösungen, File-Sharing oder Dokumentation – die Auswahl ist groß. Selbstverständlich sind sämtliche Anwendungen cloud- bzw. webbasiert: Ein flexibler Zugriff also von jedem Ort aus möglich.

Ein wahrer Segen vor allem für Teams umfangreicher, langwieriger Projekte. Schließlich setzen sich diese immer häufiger aus eigens dafür angeheuerten Spezialisten zusammen. Und genau diese Experten finden sich meist nicht innerhalb derselben Abteilung, des gleichen Unternehmens. Stattdessen verteilen sie sich rund um den Globus. Eine Zusammenarbeit erfolgt also rein virtuell. Umso wichtiger ist es deshalb, den Überblick nicht zu verlieren, immer auf dem neusten Stand zu sein.



Dank Collaboration Tools wie Trello, Asana, Basecamp, Podio, Redbooth oder LibrePlan lassen sich laufende Projekte einfach und ganzheitlich erfassen. So erfolgen sämtliche Teilschritte in Echtzeit: Das gesamte Planungs-, Ressourcen- und Dokumentenmanagement sowie die jeweiligen „Status-Up-Dates“. Defizite, Rückstände werden rechtzeitig erkannt, die nötigen Gegenmaßnahmen eingeleitet. Vorbei die Zeiten langwieriger manueller Pflege unübersichtlicher Excel-Dateien sowie langsamer Entscheidungen.



Webconferencing - in fünf Minuten um die Welt


Trotzdem: Ohne den zusätzlichen regelmäßigen Austausch via Meeting geht es schlussendlich nicht. Denn der ein oder andere komplizierte Sachverhalt lässt sich im persönlichen Gespräch schneller (er)klären. Das gilt ebenso für Missverständnisse, die in der gemeinsamen (digitalen) Kommunikation ab und an entstehen. Zum Glück müssen die Teilnehmer dafür nicht mehr unbedingt vor Ort sein, schon gar nicht am gleichen. Zeitaufwendige, anstrengende Geschäftsreisen quer über sämtliche Kontinente entfallen. Dank entsprechender (mobiler) technischer Ausstattung loggen wir uns über Skype, WebEx, GoToMeeting, Mikogo oder Spreed in jede Webkonferenz ein – egal wann und wo. Auf diese Weise sparen wir Zeit und schonen Firmengeldbeutel sowie Umwelt zugleich.


Übrigens: Die App minutes.io bietet uns jede Menge Annehmlichkeiten, erleichtert uns das komplette Besprechungsmanagement. Denn von Vorlagen und Teilnehmerlisten über die Tagesordnung bis hin zur Erstellung eines Protokolls müssen wir uns um nichts mehr kümmern, ja nicht einmal um den abschließenden automatischen Versand.


Auch Spaß muss sein :-) Hier ein sehr humorvoller Blick auf das Thema Webkonferenzen:




Adieu Zettelwirtschaft – Hallo Wunderlist


Obwohl unser Arbeitstag mit diversen Meetings und der Projektarbeit im Team schon gut gefüllt ist – es prasseln weitere Aufgaben bzw. Anforderungen individuell auf uns ein. Und auch diese gilt es, zügig sowie zufriedenstellend „abzuarbeiten“. Eine wahre Herausforderung für unsere Merkfähigkeit. Nur gut, dass wir uns mit so genannten Gedächtnisstützen zu helfen wissen.


Allerdings pflastern wir unsere Büros nicht mehr wahllos mit einem Haufen bunter Post-It´s zu. Vielmehr bevorzugen die meisten virtuelle Notizlisten wie Wunderlist, Evernote oder ähnliche. Speichern sie doch nicht nur Notizen und Ideen, sondern bestechen darüber hinaus mit gewissen Extras: Erstellung von Aufgaben direkt aus der E-Mail-Inbox, Synchronisation sämtlicher verknüpfter Geräten in Echtzeit, Unterstützung von Hashtags. Schlussendlich sammeln, ordnen, finden die Tools jeden Vermerk, jedes Dokument, sämtliche Fotos. Sogar handschriftlich Verfasstes sowie Abfotografiertes werden erkannt. Selbstverständlich verfügen die meisten über eine integrierte Termin- bzw. Erinnerungsfunktion. ABER: Aufgrund fehlender Verschlüsselung und schwachen Datenschutzes sollten für sensible, geheime Informationen lieber andere Tools (z.B. Intrexx) genutzt werden.


Im Großen und Ganzen entfernen wir uns also sukzessive von der klassisch-analogen Arbeitsweise, nähern uns der digitalen. Ein Umstand, der sich neben allen einzelnen, internen Verwaltungs- und Projektaufgaben auch auf umfangreiche Prozessabläufe des gesamten Unternehmens auswirkt. Demzufolge beeinflusst die voranschreitende Digitalisierung zudem die Interaktion nach außen – zu Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Wettbewerbern, potentiellen neuen Mitarbeitern.



Der Kunde ist digitaler König


Am offenkundigsten scheint das aus der Sicht von Sales & Marketing: Wettbewerb und Nachfrage am Markt haben an Tempo zugelegt, ändern sich rasend schnell. Eine passend konsequente Kunden- sowie Serviceorientierung ist gefragt. Denn nur wenn sich Kunden bestens und zügig betreut fühlen, bleiben sie bzw. empfehlen weiter. Ein Umstand, der dementsprechend den Erfolg eines Unternehmens pusht.


Customer Relationship Management: Der Einsatz entsprechender CRM-Systeme (Salesforce) beispielsweise verschafft uns vom ersten Kontakt an recht zügig einen umfassenden Überblick über die jeweiligen Anforderungen: Wann hatte welcher Kunde mit wem bereits zu tun, was wurde vereinbart oder gar bestellt, gab es Reklamationen oder sonstige Wünsche etc.

Flugs sind Angebote erstellt, Aufträge abgearbeitet oder offene Fragen geklärt.

Enterprise Ressource Planning (ERP): Ebenfalls eng verknüpft mit der Zufriedenheit von Kunden, Dienstleistern oder Lieferanten ist der reibungslose Fluss von Waren- und Materialwirtschaft. Und zwar von der Anfrage über die Auslieferung bis hin zur Rechnungsstellung. Denn niemand möchte zu lange auf seine Produkte warten. Dank individueller ERP-Lösungen ist das zum Glück nicht nötig. Ob Bestell- und Auftragsbearbeitung, Buchhaltung oder Lager und Logistik – alles ist sinnvoll miteinander verknüpft, ein vollautomatisierter Workflow bis hin zur Archivierung möglich.



Für jede Unternehmensgröße, jegliche Branche existiert die passende Software. Die Auswahl reicht von großen Anbietern wie SAP bis hin zu den eher unbekannten Größen Scopevisio, myfactory, weclapp, E-Tresor, Everbill oder Godesys.



Wer sich kein ERP leisten will, kann sich mit einzelnen digitalen Tools Schritt für Schritt behelfen. Mit Fastbill zum Beispiel lassen sich Rechnungen und Angebote einfach schnell digital erstellen.



Smart, smarter, Alexa


Eine verkaufsorientierte Website sowie Social-Media-Marketing runden das Kundenmanagement ab. Schließlich werden auf diese Weise interessierte Käufer aktiv eingebunden. Und genau das sorgt geradezu für positive digitale Kundenerlebnisse. Über so genannte virtuelle Assistenten in Form von Chat Bots oder spezifischen Apps lassen sich nicht nur rund um die Uhr Informationen zu

Produkten sowie Dienstleistungen einholen. Bei Fragen, Wünschen oder Beschwerden können wir auch leichter mit dem Anbieter in Kontakt treten, ja sogar Buchungen selbst in die Wege leiten.


Übrigens: Die smarten Helferlein Alexa, Siri & Co. haben den Sprung ins Office noch nicht geschafft. Ihre Fähigkeiten sind nämlich noch zu begrenzt, um komplexe Sachverhalte verstehen und lösen zu können. Deshalb beschränkt sich der Einsatz digitaler Sprachassistenten darauf, im telefonischen Kundenservice Anrufer effizient weiter zu leiten, erste Anliegen eventuell schon im Vorfeld zu lösen. In naher Zukunft dürfte sich das jedoch ändern, lernen sie auf Basis künstlicher Intelligenz doch ständig dazu.



Auf der Suche nach Talenten – Algorithmen im Einsatz



Wer sich im weltweiten Wettbewerb gut positionieren möchte, muss mit perfekt passenden Mitarbeitern punkten. Doch die Bewerbersuche erfolgt längst nicht mehr nur über die klassische Printanzeige – zu angestaubt, zu „old-school“. Für frischen innovativen Wind sorgt hier ebenfalls die fortschreitende Technologisierung: Heutzutage werden Stellenangebote zum Großteil online veröffentlicht, auf Jobportalen, im Intranet oder auf der Website des Unternehmens.

Aber wie am besten dabei den Überblick behalten? Cloudbasierte HR-Software-Tools lautet das Zauberwort. Sie unterstützen das Bewerbungs-management auf vielfältige Weise: Von der Erstellung einer eigenen Karriereseite über Direktverlinkung zu Jobbörsen bis hin zu „Vielfach-Posting“ in sozialen Medien. Nicht zu vergessen - das automatisierte Lesen und Ablegen der

Lebensläufe im jeweiligen Kandidatenprofil.

Prescreen, Recruitee, Softgarden, Erecruiter, Bite und jobtool24 zählen zu den beliebtesten.


Als weiterer heißer, fortschrittlicher Trend werden übrigens „Diagnostik-Werkzeuge“ gehandelt. Tools, die eingegangene Bewerbungen bereits zusätzlich auf Eignung und Passung hinsichtlich der ausgeschriebenen Stelle prüfen.


Außer dem Recruiting lassen sich natürlich auch die täglichen administrativen, strategischen Prozesse effizienter gestalten. Sei es die Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Bearbeitung der Reisekosten, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder das allgemeine Vertragsmanagement. Die ganzheitlichen, modular aufgebauten Plattform-Tools wie ZohoPeople, Personio, Jacando und HR-Works lassen dabei keine Wünsche offen.



„Intelligente Fabriken“: Zukunft trifft Gegenwart


Die neue Welt der Technologisierung krempelt nicht nur das Leben im Büroalltag um. Sie prägt mittlerweile auch das Bild bei Produktion und Logistik. Sämtliche Abläufe werden automatisiert, verschmelzen immer mehr mit der (mobilen) Informations- und Kommunikationstechnologie. Die Folge: „Smart Factories“ - ausgestattet mit einer vielfältigen Auswahl technischer Assistenzsysteme.


So entlasten am Körper getragene Exoskelette unter anderem bei Hebetätigkeiten bzw. „Über- Kopfarbeiten“, indem sie die einzelnen Bewegungen des Körpers nachahmen und entsprechend verstärken.


Mittels „Augmented Reality“ oder anderer visuell aufbereiteter Hilfsmittel lassen sich wiederum zusätzliche Prozesse, Abläufe anzeigen. Sei es stationär, sei es mobil. Als wahrer Trendsetter hierbei entpuppt sich die AR-Datenbrille: Benötigte Informationen werden virtuell ins Blickfeld der Brille eingeblendet. Der „Brillenträger“ weiß nun genau, was er wann wie zu tun hat.


Und das Beste dabei:

Gleichzeitig hat er die Hände frei für ausführende Tätigkeiten wie Montage, Instandhaltung, Produktion.



Neben den bereits etablierten fahrerlosen Gabelstaplern sind auch Drohnen nicht mehr wegzudenken. Einerseits verbessern und beschleunigen sie den Transport von Waren, andererseits eröffnen sie die Chancen einer kontinuierlichen Inventur - ohne Produktionsstillstand.



Und zu guter Letzt ermöglicht uns die sensorgesteuerte Technik ein Miteinander zwischen Mensch und Maschine. Denn anhand der „Fühler“ ahmen Roboter nicht nur menschliche Bewegungen nach, sie erkennen diese sogar. Somit können beide zeitgleich am selben Produkt arbeiten, ohne sich gegenseitig zu gefährden.




Schöne neue Arbeitswelt 4.0?


Auf den ersten Blick verspricht die Digitalisierung allen Beteiligten ein besseres, erfolgreicheres Arbeitsleben. Schließlich erlangen Mitarbeiter aufgrund mobiler Devices wie Laptop, Smartphone & Co. eine zunehmende Unabhängigkeit von Zeit und Raum. Die Folge: Mehr Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance.


Selbst unsere „smarten“ Industrieroboter punkten positiv. Indem sie körperlich entlasten, sorgen sie zugleich für eine aktive Integration eingeschränkter Arbeitnehmer. Sei es wegen bestehender Behinderungen oder fortgeschrittenen Alters. Ein Aspekt, der aktuell besonders vor dem Hintergrund des drohenden demografischen Wandels an Bedeutung gewinnt.


Und die Unternehmen? Sie profitieren vor allem von Einsparungen bei Zeit- und Arbeitsaufwand, weniger Bearbeitungsfehlern sowie schnelleren Produktionszeiten. Positiver Nebeneffekt: Eine höhere Kundenzufriedenheit, verknüpft mit einer besseren Wettbewerbsfähigkeit am globalen Markt.


Aber: Jede Medaille hat ihre Kehrseite:


Intelligente Software, Roboter & Co. ersetzen den Menschen bereits bei einfachen Tätigkeiten. Dies führt schon jetzt zu einer gewissen sozialen und finanziellen Entwertung einiger Jobs. Schlimmstenfalls könnten sie in der Zukunft sogar überflüssig werden, die Zahl der Erwerbslosen würde steigen.




Ein weiteres Risiko: Der stetig zunehmende Druck aufgrund permanenter Erreichbarkeit. Über eine Vielzahl an Kanälen werden wir immer schneller mit neuen Informationen, Aufträgen bombardiert.


Nicht selten verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Viele haben deshalb vermehrt Schwierigkeiten, abzuschalten bzw. sich zu regenerieren.






Last but not least dürfen wir den Datenschutz nicht vergessen, ein brandheißes Thema. Denn ohne das Sammeln und Übertragen von Daten läuft in der neuen Welt der Technologisierung nichts. Doch wie gläsern wollen oder müssen wir überhaupt sein – als Mensch, als Unternehmen?




Die digitale R-Evolution: Wir sind mittendrin


Es warten also auch jede Menge Herausforderungen auf uns. Letztendlich haben wir selbst es in der Hand, ob uns die weiteren 4.0 Entwicklungen in der Arbeitswelt nutzen oder uns blauäugig ins Aus katapultieren.


Eines ist dabei sicher: Unsere Berufsbilder werden sich ändern, lebenslanges Lernen und Weiterbilden wird wichtiger denn je. Das gilt besonders für unsere digitale Kompetenz, für den richtigen Umgang mit technischen Medien und Tools. Denn was heute noch Up-To-Date ist, ist morgen der Schnee von vorgestern.




Und selbst unsere moralischen Werte im Umgang zwischen Mensch und Maschine sind neu zu überdenken: Wollen wir ein Miteinander oder Gegeneinander?



Wir sollten uns JETZT all diesen Fragen stellen:


>>> Die digitale (R)Evolution hat nämlich schon längst begonnen! <<<






Wir begleiten Sie in der spannenden Zeit der Digitalisierung!


Ihr Team von














Recherche und Text: Kirsten Hube, unsere freie Autorin aus München


Textmitwirkung, Layout & Webdesign: Sabine Krückl, Management Assistant

bei Passionate Digital


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