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  • Sabine Krückl

HOME OFFICE IM ANGESTELLTENVERHÄLTNIS

Aktualisiert: Jan 7


Sie arbeiten gerne selbständig und eigenverantwortlich, können sich vieles selbst aneignen, sind gut organisiert und strukturiert und wünschen sich flexible Zeiteinteilung und Arbeiten in Ihrem Zuhause?


Sie suchen Mitarbeiter, welche diese Anforderungen erfüllen und können die notwendigen technischen Voraussetzungen dafür bieten? Dann ist eine Anstellung im Homeoffice eine sehr produktive Möglichkeit mit vielen Vorteilen!

Home Office, auch Tele-Heimarbeit genannt (englisch: Telecommuting / telework / working from home): Arbeiten für den Betrieb - komplett von Zuhause aus!

So wie bei jeder guten Zusammenarbeit ist es auch hier für beide Seiten wichtig, sich im Vorfeld über wichtige Aspekte im Klaren zu werden, diese zu definieren und miteinander -natürlich rechtskonform- zu vereinbaren:



Überlegungen für den Unternehmer:



Arbeitszeitgestaltung:

Lege ich Wert auf fixe oder auf gleitende Arbeitszeit mit Kernzeit, oder kann die Arbeitszeit meines Home Office-Mitarbeiters vollkommen flexibel gestaltet werden?



Technische Voraussetzungen:

Habe ich die Möglichkeit von Team-Workspaces (z.B. Sharepoint), um Dokumente online zur Verfügung stellen zu können und die Möglichkeit zum gemeinsamen Zugriff, Bearbeiten und Ablegen zu bieten, bzw. bin ich dazu bereit diese zu schaffen?




Arbeitsmittel und Erstattung von Kosten:

Welches Equipment werde ich meinem Mitarbeiter für sein Home Office zur Verfügung stellen (Laptop mit allen nötigen installierten Programmen, Maus und Maus-Pad, Transporttasche, ev. externer Monitor, Handy)?



Persönliche Überlegungen:

Wie wichtig ist mir die persönliche Präsenz meines Mitarbeiters- und damit auch meine "Kontrolle" über ihn? Bin ich bereit dazu, meinen Home Office Mitarbeiter nach seinen Leistungen zu beurteilen und somit vom alten Schema seiner Anwesenheitspflicht im Büro abzuweichen?



Überlegungen für den angehenden Home Office-Mitarbeiter:


Diese Überlegungen sollten Sie schon vor dem Bewerbungsgespräch auf eine Home Office-Stelle bzw. Ihrem Mitarbeitergespräch gemacht haben, um für sich selbst abzuklären, ob Home Office für Sie überhaupt machbar ist:




Arbeitszeitgestaltung:

  • Zu welchen Tageszeiten ist es mir generell möglich, meine Arbeit im Homeoffice mit voller Konzentration und ohne Ablenkungen zu erledigen?

  • Wie sieht für mich die optimale Zeiteinteilung aus (in Übereinstimmung mit eventuellen Betreuungspflichten)?

  • Wie stehen meine anderen Familienmitglieder im gemeinsamen Haushalt zum Thema Home Office? Sind sie bereit, während meiner Arbeitszeit meine berufliche Abgrenzung zu akzeptieren?



Räumliche Voraussetzungen und Kosten:


Habe ich die Möglichkeit für ein eigenes Arbeitszimmer bzw. bin ich bereit dazu mir ein solches zu schaffen? Welche Kosten für den Umbau und die Einrichtung bin ich bereit dafür zu tragen? Welche Betriebskosten für mein Home Office möchte ich gerne vom Arbeitgeber erstattet bekommen (z.B. Verbrauch für Strom, Internet)?


Persönliche Überlegungen

  • Bin ich der Arbeitstyp, der häufige Rückmeldungen von Kollegen braucht und gerne auch mal öfter nachfragt, oder bin ich der selbständige und eigenverantwortliche Arbeitstyp, welcher sich auch ohne Kollegen neben sich vieles selbst erarbeiten kann?

  • Wird mir der tägliche persönliche Kontakt zu anderen Mitarbeitern im Team, die gemeinsame Mittagspause in der Kantine, der Austausch in der Kaffeepause etc.. fehlen? Welchen Ausgleich könnte ich dafür schaffen?

  • Brauche ich in gewisser Weise den "Druck von oben" im Büroalltag, um motiviert zu werden, oder bin ich sowieso der engagierte Arbeitstyp, welcher sich selbst anspornt und Druck und Kontrolle als eher kontraproduktiv empfindet?

  • Welche Maßnahmen kann ich setzen, um zuhause ohne Ablenkungen und mit vollster Konzentration arbeiten zu können? Wie grenze ich meinen beruflichen Alltag von meinem Privatleben ab?



Dienstvertrag und Home Office-Vereinbarung:


Sind die Vorgespräche mit Ihren gemeinsamen Vereinbarungen gut verlaufen und es kommt zum Aufsetzen des Dienstvertrages, ist auch hier einiges zu beachten:


Ein Home Office-Dienstverhältnis unterliegt genauso wie ein Office-Angestelltenverhältnis denselben gesetzlichen und kollektivvertraglichen Bestimmungen, wie beispielsweise


  • dem Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetz (z.B. ist gesetzeskonforme Arbeitszeit einzuhalten inkl. der Ruhepausen und -zeiten inkl. Wochenendruhe, tägliche Arbeitszeit-Aufzeichnungen sind zu führen)

  • dem Angestellten- und Urlaubsgesetz

  • dem Gleichbehandlungsgesetz und

  • den Arbeitnehmer-Schutzbestimmungen




Manche Kollektivverträge bieten als Anhang eine "Ergänzende Vereinbarung für Telearbeit" an, welche übernommen und dem Dienstvertrag als Anhang beigefügt werden kann. Sie hält gemeinsame Vereinbarungen klar, wie z.B

.

  • Ort der ausserbetrieblichen Arbeitsstätte

  • Normalarbeitszeit

  • Vergütung von Mehrarbeit

  • Arbeitszeitaufzeichnungspflicht

  • Beschreibung der Tätigkeiten, welche in Home Office verrichtet werden

  • Auflistung der vom Dienstgeber bereitgestellten Arbeitsmittel

  • Aufwanderstattung (wie z.B. Kosten für Internet, Strom usw.)

  • Haftung des Dienstnehmers (nach dem Dienstnehmerhaftpflichtgesetz)

  • Kontakt zum Betrieb

  • Telearbeit-Beendigungsmöglichkeiten (Kündigungsfristen) sowie

  • sonstige (rechtskonforme) Vereinbarungen zwischen Dienstgeber und Arbeitnehmer



Tipps für Ihr erfolgreiches Home Office


Sind alle Vereinbarungen gemeinsam getroffen und klar formuliert, ist der Arbeitsvertrag inklusive der ergänzenden Vereinbarung unterschrieben, und sind alle Arbeitsmittel dem Home Office-Mitarbeiter übergeben worden? Dann gratulieren wir recht herzlich!


Für eine erfolgreiche Home Office-Arbeit haben sich in der Praxis folgende Tipps als sehr hilfreich erwiesen:


Zeitgestaltung HOME OFFICE


Meist ist es am besten, klare Strukturen im Home Office-Ablauf zu schaffen und damit weiteren Familienmitgliedern und letztendlich auch sich selbst die Abgrenzung von Beruflichem zu Privatem zu ermöglichen. Und somit jeweils in beiden Bereichen voll da sein kann!


Dafür sind zeitliche Rahmen und Abläufe (gewisse Zeiten, zu welchen man im Home Office ist, z.B. vormittags, wenn die Kinder in der Schule sind bzw. Oma/Opa sie während Ferientagen betreut) sehr sinnvoll:


Wenn der zeitliche eigene Rahmen für Home Office in den alltäglichen Tagesablauf integriert ist, muss er nicht jeden Tag neu erkämpft und definiert werden!



Tipps für Arbeitsplatz und Arbeitszimmer


Natürlich können Sie ihre Home Office-Arbeit auch in einer Arbeitsecke im Wohnzimmer erledigen, sofern Ablenkungen vermieden werden können. Viel besser ist allerdings ein eigenes gut eingerichtetes Arbeitszimmer, welches Ihren beruflichen Bereich definiert- und noch dazu steuerlich geltend gemacht werden kann, sowohl für Home-Office in Teilzeit als auch (umfassender) in Vollzeit:


Home Office und steuerliche Absetzbarkeit


Es können mittlerweile nur noch Kosten für ein eigenes Arbeitszimmer (nicht aber für z.B. eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer oder einen Arbeitsbereich im Flur ) erfolgreich von der Steuer abgesetzt werden. Doch auch für ein eigenes Arbeitszimmer müssen gewisse Bedingungen erfüllt werden, wie etwa


Verwendung und Einrichtung:


Ihr Arbeitszimmer darf nicht gleichzeitig einem anderen Zweck (wie z.B. als Fitnessraum, Bügel- oder Gästezimmer) dienen, sondern muss „ausschließlich oder nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einkünften“dienen.


Und natürlich auch als Arbeitszimmer eingerichtet sein, wie z.B. mit Schreibtisch und -stuhl, Regalen, Borden, Rollcontainer, Pinnwand sowie selbstverständlich auch mit ihren Arbeitsmitteln wie PC und Telefon. Ist bei einem angekündigten Kontrollbesuch durch das Finanzamt im Arbeitszimmer die aufgebaute Duplo-Bauernhoflandschaft Ihres Kindes oder Ihre Hobby-Nähecke zu bewundern, ist damit leider keine steuerliche Absetzbarkeit mehr gegeben.


Für alle absetzbaren Arbeitsmaterialien (wie selbst zugekauften Drucker/Laptop, Schreibtisch und Bürostuhl) sowie die Ausstattung (wie z.B. Lampen und Leuchten, Teppichboden, Renovierungskosten) ihres Arbeitszimmers sollten sie alle Belege aufbewahren.

Auch die Miet- und Mietnebenkosten können als Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden bzw. können für ein Arbeitszimmer im eigenen Haus auch weitere Kosten wie die anteilige Grundsteuer, Gebäudeversicherung etc. in der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.

Über die detaillierten Möglichkeiten der steuerlichen Absetzbarkeit Ihres Arbeitszimmers beraten beispielsweise die Landesstellen der Arbeiterkammer.


Information und Kommunikation


Arbeiten von Zuhause aus und trotzdem ein vollwertiges Mitglied im Team sein: so geht es!

Das A&O dabei ist: Informiert zu sein und zu informieren, Rückmeldungen zu geben, sei es nun per Mail, Skype oder Telefon.

Neben geschäftlichen und organisatorischen Informationen stärkt es den Zusammenhalt des Teams, auch einen guten Tag zu wünschen, nach den Projekterfolgen von Kollegen zu fragen, ev. Hilfe für mögliche Rückfragen anzubieten oder ihnen einfach nur ein schönes Wochenende zu wünschen :-)



Gelegentliche positive Team-Treffen und Besprechungen stärken den Zusammenhalt untereinander und das Zugehörigkeitsgefühl zu "Ihrer" Firma!



Die Vorteile von Home Office


Kostenersparnis

  • für den Dienstgeber: Die Anschaffung, Wartung, Reinigung und Pflege von Arbeitsplätzen im Büro entfällt. Bei mehreren Home-Office Mitarbeitern kann ebenso an der nötigen Größe des Büros gespart werden (Miet-, Betriebs- und Instandhaltungskosten) sowie an weiteren Räumen wie Garderobe, Pausenraum oder Küche

  • für den Arbeitnehmer: Die Kosten für die Fahrt zum Büro (Treibstoff oder Jahreskarte) entfallen ebenso wie jene für Business-Kleidung und die unweigerlichen Ausgaben für das Essengehen mit Kollegen in der Mittagspause. Für Home Office Mitarbeiter mit Betreuungspflichten (bei älteren Kindern) oder Haustieren entfallen zumindest teilweise Betreuungskosten, wie z.B. für Hort, mobile Tagesmutter oder bei Haustieren der Tiersitter.


Zeitersparnis:

  • vor allem für den Arbeitnehmer: Jene Zeit, welche sonst für das morgendliche Bürostyling und die tägliche Fahrt zur Arbeitsstätte aufgewendet werden müsste, wird stattdessen produktiv als Arbeitszeit genützt!


gesteigerte Produktivität:

Eine Stanford-Studie (allerdings bereits aus 2013) besagt, dass Mitarbeiter im Home Office-Modell um etwa 13% produktiver und seltener krank sind sowie kürzere Pausen machen.




Ein typischer Home Office Tag:


Mein persönlicher Erfahrungsbericht



Morgens kurz vor 9 Uhr- mein Home Office-Tag beginnt!


Unsere Haustiere sind versorgt und zufrieden. Ich bin fertig angekleidet, bequem aber doch (Home Office im Pyjama liegt mir so gar nicht!) und betrete mit einer großen Tasse Kaffee motiviert das Arbeitszimmer. Nun wissen auch unsere Haustiere Bescheid und ziehen sich auf ihre Plätze zurück.



Meine Tages-Arbeitszeiten waren von Beginn an zwischen meiner Chefin und mir vollkommen flexibel vereinbart, doch mir ist es für meinen Tagesablauf wichtig, eine gewisse Kontinuität und Rahmenstruktur für meine eigene Planung zu schaffen. So wissen auch die anderen Team-Mitglieder, dass Sie mich am Vormittag erreichen können, falls sie Rückfragen haben oder etwas besprechen wollen. Und ich selbst kann einen strukturierten Tagesablauf halten und auch meine eigenen privaten Termine besser planen.


Mein Arbeitszimmer ist sehr hell und freundlich eingerichtet, mit weißen Schreibtischen, Regalen und Auszugselementen zum Verstauen.


Home Office Arbeitszimmer

Ein großer Schreibtisch bietet mir viel Platz für meine Arbeitsmittel sowie auch für einige Grünpflanzen.

Ansonsten habe ich bei der Einrichtung auf persönliche Dinge wie Fotos, Erinnerungsstücke und Nippes weitgehend verzichtet und nur eher neutrale Stücke platziert, welche mich inspirieren und die gute luftige Stimmung im Raum bestärken .

Ich sitze auf meinem bequemen Bürodrehstuhl genau in der richtigen Arbeitshöhe. Und auch die Höhe des Schreibtisches ist perfekt auf mich zugeschnitten, denn ich hatte höhenverstellbare Tischbeine montiert. Der externe Monitor für den Laptop, den ich von der Firma zur Verfügung gestellt bekommen hatte, rundet das perfekte ergonomische Sitzen und die richtige Kopfhaltung ab.


Während der Laptop hochfährt, notiere ich meinen heutigen Arbeitsbeginn in meiner Arbeitszeitenliste und kontrolliere anschließend das Firmenhandy auf mögliche Anrufe, Sprachnachrichten oder SMS. Der nächste wichtige Schritt ist meine Skype-Statusänderung von "Nicht bei der Arbeit" auf "Verfügbar": So wissen die anderen Team-Mitglieder Bescheid, dass ich jetzt entweder per Skype oder Handy für sie erreichbar bin !


Ein typischer Home Office Tag

Der folgende Arbeitsschritt führt mich in die Mail-Accounts: Sind Kundenanfragen und Mails mit Arbeitsaufträgen oder Ablage am SharePoint von meiner Chefin eingetroffen, habe ich Arbeitsunterlagen oder Rückfragen von meinem Kollegen bekommen, welche ich bearbeiten soll?

Der nächste morgendliche Check findet bei mir auf unseren (Firmen!-) Social Media-Kanälen wie Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing, Instagram, Pinterest und YouTube statt.

Nachdem ich mir so einen Überblick verschafft habe, ist mir der Ablauf meiner nächsten Arbeitsstunden für diesen Tag klar. Ich setze die Prioritäten und arbeite einen Punkt nach dem anderen ab, in Abstimmung mit laufenden Projekten.


Während meiner kreativen Beiträge, wie z.B. während des Verfassens eines Textes oder Artikels für die Firmenwebseite oder den Newsletter, der Gestaltung einer Collage oder Erstellung eines Videos für Social Media, kann es schon mal vorkommen, dass ich mir Ideen hole, indem ich aufstehe und für ein paar Minuten vor die Türe in die Sonne gehe, während ich über mein Projekt nachsinne:


Dies ist für mich persönlich sehr inspirierend und weitaus produktiver und mit weniger Zeitaufwand verbunden, als auf einem Platz sitzen bleiben zu müssen.


Meinen Vormittag habe ich täglich weitgehend fix für Home Office eingeplant, meist bis circa 14 Uhr. Mein Arbeitsende trage ich genau in meine Arbeitszeit-Aufzeichnungen ein, und ändere meinen Skype-Status wieder auf "Nicht bei der Arbeit". Komme ich dann aus dem Arbeitszimmer und schließe die Türe hinter mir- wissen auch unsere Haustiere sofort wieder Bescheid und freuen sich. Dann geht es ab in den Garten, spielen und toben: Privatleben ist angesagt!




Der zweite Home Office-Block des Tages folgt bei mir dann je nach Aufgabenstellung und eigener Zeiteinteilung-lung und läuft im Wesentlichen genauso ab wie vormittags.


Ich bin sehr zufrieden mit diesem Arbeitsmodell Home Office und habe schon vor über 20 Jahren begonnen, auf diese Weise zu arbeiten. Ich kann mich aber noch gut daran erinnern, dass mir anfangs die Umstellung vom täglichen Büroalltag bei einer Tochtergesellschaft eines großen Konzerns zur Home Office-Arbeit in einem kleineren Familienbetrieb persönlich schon ein wenig zugesetzt hatte:

Damals hatte ich den persönlichen Kontakt zu meinen Kollegen, das "Hinauskommen" durch die Fahrt zur Arbeitsstelle und den persönlichen Kontakt zu Kollegen sowie neue Erfahrungen im Alltag vermisst und fühlte mich anfangs einsam.

Mit Motivation im Home Office hatte ich jedoch nie Probleme, vielmehr habe ich bei mir eine Steigerung meiner Produktivität festgestellt, wenn ich mich nicht beobachtet bzw. kontrolliert fühle. Ebenso nicht mit Eigenverantwortlichkeit, da ich mir von jeher schon vieles selbst angeeignet hatte bzw. Möglichkeiten fand, jemanden anzurufen, der mir weiterhelfen konnte.

In heutigen Zeiten von Internet und seinen unendlichen Möglichkeiten wie z.B. YouTube-Tutorials ist dies noch viel leichter geworden!



Weiterführende Literatur zum Thema Home Office:

Marktstudie 2016

"Frankfurter Allgemeine Zeitung" über Home Office

"New York Times" über die Stanford-Studie (englisch, 2013)



Recherche, Text, Weblayout: Sabine Krückl, Management Assistant bei PASSIONATE


Haftungsausschluss: Alle Informationen sind ausschließlich zur allgemeinen und unverbindlichen Information ohne Anspruch auf Korrektheit, Vollständigkeit und Aktualität sowie ohne Gewähr anzusehen.




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