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  • Kirsten Hube

MIT PROJEKTMANAGEMENT IN DIE DIGITALISIERUNG

Aktualisiert: 5. Nov 2019


Struktur statt Chaos – mit Projektmanagement!


Unser Leben verläuft nicht immer in geregelten Bahnen, zum Teil sogar recht chaotisch. Denn Unmengen an Aufgaben, Anforderungen in Job, Alltag und Privatleben überfluten uns regelrecht. Es ist also nicht immer einfach, alles unter einen Hut zu bringen. Schon gar nicht, den Durchblick zu behalten. Die Folge: Wir fangen zu viel gleichzeitig an, beenden nur weniges erfolgreich – sehr zu unserem Unmut. Das MUSS nicht sein!


Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Projektmanagement (PM) am Arbeitsplatz, im Unternehmen Ordnung schaffen und die Digitalisierung bewältigen können.


Was es mit Projektmanagement überhaupt auf sich hat, welcher Trend sich abzeichnet – das versuchen wir für Sie zu klären.



Mit Digitalisierung an die Weltspitze


**Industrie 4.0** Digitalisierung** Digitale Transformation** sind nicht nur Schlagworte, sondern mittlerweile Realität. Trends, die unsere Welt, unsere Wirtschaft komplett umkrempeln. Denn durch die zunehmende Verbreitung bzw. Nutzung innovativer Informations- sowie Kommunikationstechnologien (IKT) geraten seit Jahren etablierte Prozesse, Geschäftsmodelle ins Wanken:


Die Art der internen Kollaboration, die Herstellung, die Vermarktung von Produkten/Dienstleistungen, das Kunden- oder Servicemanagement. Ziel ist die vollständige Vernetzung innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette:



Verspricht sie doch aufgrund einfacher, schneller Abläufe mehr Übersichtlichkeit ebenso wie eine reduzierte Fehleranfälligkeit und folglich mehr Zuverlässigkeit, mehr Qualität bei Produkten.


Laut Monitoring Report Wirtschaft DIGITAL 2018 bestätigen das sogar 52% der deutschen Unternehmen, die diesen Wandel bereits vollzogen haben. Außerdem stellen 69% eine eklatante Verbesserung im Austausch mit bzw. im Service am Kunden über entsprechende Kanäle fest – sei es via Website, Apps, Social Media oder ERP-, CRM - Systeme. Und rund 46% von ihnen erfreuen sich an den Möglichkeiten, in neue Märkte zu expandieren. Nicht zu vergessen, die sinkenden Ausgaben aufgrund digitaler interner Prozess- und Arbeitsabläufe.


Letztendlich werden sowohl Umsatz als auch die globale Wettbewerbsfähigkeit überaus positiv gestärkt – jetzt und in Zukunft. Wer also weiterhin an der Weltspitze mitspielen will, sollte, ja muss sogar in punkto Digitalisierung Up-To-Date sein.



Cloud Computing, Big Data & Co. - ein MUSS


Investitionen dafür sind deshalb unabdingbar. Investitionen in Hardware, Netzstrukturen und digitale Dienste bzw. Systeme. Nur so können sämtliche Abläufe, von der Organisation über den Einkauf, die Kundenkommunikation bis hin zur Produktion umfassend technologisiert werden. Während PC, Laptop, Internet & Co. bereits sehr breitflächig verteilt sind, erobern sich nun Schritt für Schritt weitere innovative Technologien ihren Platz. Dazu zählen beispielsweise Cloud Computing, das Internet der Dinge (IOT), Big Data oder Blockchain.


Als besonders beliebt erweist sich bisher das Cloud Computing. Während es schon in 43% der Unternehmen fleißig genutzt wird, liegt der Einsatz des IOT mit 39% knapp dahinter. Big Data Anwendungen sowie Blockchain kämpfen hingegen noch um Anerkennung. Lediglich neun bzw. acht Prozent haben diese bereits eingeführt.


Parallel dazu finden andere, spezifische Maßnahmen ihren Weg in die Industrie. Denken wir nur an die Schlagwörter Sensorik, Robotik & KI (Künstliche Intelligenz) oder den 3D-Druck. (Quelle: Monitoring Report Wirtschaft DIGITAL 2018)



Digitalisierung gerät ins Stocken


Trotzdem: Der Hype rund um die „Digitale Revolution“ erreicht längst nicht jeden. Mehr als ein Viertel der deutschen Unternehmen hinkt dieser Entwicklung hinterher.


Während sich gut 19% davon als „digitale Anfänger“ bezeichnen, konnten sich die technologischen Errungenschaften bei knapp acht Prozent (noch) gar nicht etablieren, so „Monitoring Report Wirtschaft DIGITAL 2018“. Und nur 20% aller Unternehmen geben dafür mehr als zehn Prozent ihres Umsatzes aus. Fühlen sich doch sehr viele durch die schlechte Breitbandverfügbarkeit u. -geschwindigkeit in Deutschland ausgebremst – nämlich 43%. Außerdem bemängeln 40% der Unternehmer den immens aufwändigen Zeitfaktor, befürchten utopische Kosten, beklagen zudem fehlendes Fachpersonal.


Langfristig gesehen ist der technologische Wandel aber nicht mehr zu stoppen, ist also ein MUSS. Ohne Big Data, KI, Cloud & Co. geht’s nicht mehr. Wirtschaft und Industrie werden quasi dazu getrieben, sich zu „smarten Datenorganisationen“ zu entwickeln. Die Folge: Vermehrte Einführung innovativer, hochkomplexer technologischer Systeme, Prozessmodelle bzw. Werkzeuge – sei es in Form von Einkaufslösungen oder autonomen Produktionsstraßen. Und das in immer kürzeren Zeitabständen.



Digitale Transformation managen – so klappt´s


Die meisten fühlen sich allerdings erst einmal überfordert von dem Gedanken an eine Umsetzung. Erweist sich diese doch quasi als komplexes Neuland. Schließlich ist die digitale Transformation innerhalb eines Unternehmens als abteilungsübergreifender, ganzheitlicher, langwieriger Prozess zu verstehen.


Dieser Vorgang greift tief in die Strukturen eines Unternehmens ein und wirft unter anderem folgende Fragen auf:

  • Wo fangen wir wie an?

  • Was ist grundsätzlich zu beachten bzw. zu vermeiden, um nicht zu scheitern?

  • Besonders wenn Zeit, Geld und Personal knapp sind?




Die Antwort darauf verrät uns ein einziges Wort: Projektmanagement.


Ein Schlagwort, das mittlerweile in aller Munde ist. Dennoch haben die wenigsten eine Vorstellung davon, was das genau bedeutet, wie es professionell und erfolgreich in der Praxis umzusetzen ist. Wir gewähren einen Überblick.



Projektmanagement (PM) – eine Definition


Um den Durchblick nicht zu verlieren empfiehlt es sich, komplexe, unüberschaubare Vorhaben als einzelne in sich geschlossen Projekte umzusetzen. Die meisten Definitionsansätze verstehen darunter eine Unternehmung, die innerhalb einer bestimmten zeitlichen Begrenzung ein einmaliges, neuartiges Produkt, Dienstleistung oder Ergebnis hervorbringt.


Weitere Kennzeichen sind unter anderem eine klare Zielvorgabe sowie begrenzte Ressourcen (Finanzen, Personal, Arbeits-Betriebsmittel). (Quelle: Wikipedia, PMI)


Damit die Resultate schlussendlich ihren Weg in die Realität bzw. Praxis finden, bedarf es eines Managements. Projektmanagement bedeutet im Grunde nichts anderes als das strukturierte Planen, Durchführen, Kontrollieren und Kommunizieren von Projekten. Den reibungslosen Ablauf unterstützen übrigens verschiedene Arten von Methodik-Systemen, basierend auf zertifizierten, vorgeschriebenen Strategien, Vorgehensweisen, Techniken/Werkzeugen, Abläufen und Regeln.



Keine Angst vor bürokratischen Vorschriften


Klingt erst mal wahnsinnig bürokratisch-kompliziert und nach „Mehrarbeit“, hat aber Vorteile:

Wer sich an den jeweiligen Richtlinien orientiert, profitiert nicht nur von Klarheit und Struktur. Vielmehr sind damit eine Zeit- bzw. Kostenersparnis sowie eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten verbunden.



Das Resultat:

Ein erfolgreicher, qualitativ nachhaltiger Projektabschluss - zur Zufriedenheit aller Stakeholder. Abgebrochene, gar gescheiterte Projekte sind somit vermeidbar.


Es lohnt also, die Digitalisierung Schritt für Schritt mit Hilfe von Projektmanagement einzuführen. Egal, ob Server-Migration, Aufbau eines Webportals, die Implementierung von ERP-/CRM-Systemen oder „smarter“ Produktionshallen.


Damit das Ziel gelingt, sind folgende Punkte zu beachten:



Was soll am Schluss herauskommen?


Grundsätzlich gliedert sich ein Projekt über den gesamten Zeitraum in mehrere Abschnitte mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen – von der Konzeption über Planung und Realisierung bis hin zum Abschluss. Je nach Branche, Art des Vorhabens variieren Anzahl sowie Namen. Und auch die jeweiligen Anforderungen lassen sich nicht immer konkret auf eine bestimmte Phase begrenzen, Überschneidungen sind also denkbar.


Allerdings entscheidet der Start eines Projekts über Wohl und Wehe im weiteren Verlauf. Eine saubere Weichenstellung zu Beginn ist deshalb unabdingbar. Überlegen Sie sich, welches Endergebnis erreicht werden soll, wie es aussieht, funktioniert. Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, obliegt die höchste Priorität einer klaren, präzisen Zieldefinition.

SMART lautet die Devise:

  • Spezifisch formulieren,

  • passende Messgrößen bestimmen,

  • die Aufgaben attraktiv, realistisch, terminiert planen.

Denn niemand will über Wochen, über Monate permanent in die falsche Richtung reisen, sondern ankommen. Und das motiviert, keiner ist unter- oder überfordert.



Wer kann und will helfen?


Natürlich lebt ein Vorhaben von Menschen, von Mitarbeitern. Denn ohne Beteiligte (Stakeholder) keine Realisierung. Mit einer One-(Wo)Man-Show ist es aber nicht getan. Dafür braucht es schon ein schlagkräftiges Projekt-Team – bestehend aus einzelnen Mitgliedern sowie dem Projektleiter. Legen Sie bereits in der Konzeptionsphase ihr Augenmerk auf fachliche Qualifikation, auf Expertise. Das verschafft einen Eindruck davon, wer sich in welcher Rolle am besten ins Team einfügt. Und wagen Sie hier den Blick über den Tellerrand der üblichen Projektorganisation: Der Trend weist zunehmend in Richtung interdisziplinäre, ja sogar internationale Arbeitsgruppen, bei Bedarf unterstützt von Freelancern.

Übrigens: Das Umfeld der Stakeholder beschränkt sich nicht nur auf das Projektteam selbst. Dazu zählen des weiteren unzählige andere direkt bzw. indirekt beteiligte, betroffene Personen, die ein Interesse am Ergebnis haben. Hier seien zum Beispiel

Auftraggeber, Kunden, Partner, Lieferanten, einzelne Abteilungen bzw. Kollegen oder gar externe PMO´s (Projekt-Management-Offices) genannt. Auch sie sollten genau unter die Lupe genommen werden. Schließlich könnten sie das Projekt unterschiedlich beeinflussen, positiv wie negativ. Ein Umstand, der sich im sozialen Miteinander auszahlt. Wer weiß, wie der andere tickt, vermeidet nicht nur Fettnäpfchen, sondern weiß auch Gönner für sich zu gewinnen.



Sich gegen Risiken wappnen


Klar, es wäre schade, geradezu enttäuschend, wenn die komplette Aktion aus den Fugen gerät. Besonders, wenn es bereits zu Anfang offensichtliche Dinge sind. Deshalb: Nehmen Sie sich Zeit, machen Sie sich in Ruhe darüber Gedanken, was wann wie warum schief gehen kann, aber nicht sollte bzw. keinesfalls darf.


Sobald die Sammlung potentieller Risiken abgeschlossen ist, erfolgt eine entsprechende Bewertung: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Situation X zutrifft? Und welcher Schaden ist zu erwarten, sprich wie groß ist die Tragweite? Daraus lassen sich bereits präventive Maßnahmen ableiten.


Aber nicht alles ist vorhersehbar. Es macht somit durchaus Sinn, sich mental mit „ad-hoc-Korrekturen“ auseinanderzusetzen, um im worst case Szenario den Schaden klein zu halten.


Kleiner Tipp: Mit Hilfe der PEST-Analyse fällt das Sammeln, Identifizieren und Analysieren von Gefahren leichter. So berücksichtigt sie neben politischen, wirtschaftlichen Faktoren auch soziokulturelle sowie technische.



Was ist bis wann zu tun


Jetzt geht es ans Eingemachte! Wer das Projekt ins Laufen bringen möchte, muss sich nun um eine detaillierte Strukturierung des Ganzen kümmern: Die jeweiligen Aufgaben sind inhaltlich exakt zu definieren, zu priorisieren, das „magische Dreieck“zu bestimmen.


Im Klartext, das voraussichtliche Ausmaß an Zeit, Kosten anhand der vom Auftraggeber erwarteten Ergebnisse. Und das natürlich innerhalb einer gesetzten Frist. Alles kein Problem, sofern die einzelnen Anforderungen sinnvoll gebündelt sowie terminiert im Team verteilt werden.


Damit jeder weiß, was bis wann zu erledigen ist, sind sämtliche Aufträge inklusive Verantwortlichkeiten schriftlich festzuhalten, zum Beispiel in einem Projektstrukturplan (PSP). So geht nichts unter, wird nichts vergessen!


Übrigens: Kalkulieren Sie zeitliche „Sicherheitspuffer“ ein. Nicht jeder ist immer verfügbar: Krankheit, Urlaub, Kündigungen oder sonstige persönliche Gründe führen zu plötzlichen Auszeiten, zu personeller Unterbesetzung.



Vertrauen ist gut, Controlling ist besser


Die Theorie steht, jetzt geht es an die Praxis. Doch das Projekt ist kein Selbstläufer, der Projektleiter ist nun gefordert: Die bisher gesetzten Ziele bzw. Teilziele (Meilensteine) müssen regelmäßig überprüft, dokumentiert sowie gegebenenfalls angepasst werden.



Das sogenannte Projektcontrolling steht nun im Fokus, eng verknüpft mit einem situativen Risiko- und Änderungsmanagement:

  • Welche Fortschritte werden erzielt bzw. gibt es überhaupt welche?

  • Blockieren mögliche Hindernisse das Voranschreiten, indem sie zu Abweichungen, Verzögerungen im Ablauf führen?

Ja? Dann steuern Sie wirkungsvoll dagegen – zum Beispiel mit der Meilensteintrendanalyse, der RAID-Log-Methode. Trotzdem: Ganz ohne Probleme, ohne entsprechende Änderungen an Kostenschraube, Terminplan oder auch Personalbedarf geht’s meist nicht. Deshalb gilt stets:



Bleiben Sie auf dem Laufenden....


….und kommunizieren und informieren Sie, was das Zeug hält. Sei es in Form schriftlicher Statusberichte, Protokolle oder Präsentationen, sei es in Meetings oder individuellen Gesprächen, sei es von Angesicht zu Angesicht, sei es virtuell. Hauptsache, der Austausch erfolgt offen, regelmäßig sowie mit bzw. zwischen allen Beteiligten – intern wie extern. Nur so sind Transparenz, Glaubwürdigkeit und Vertrauen gewährleistet, die Basis für ein motiviertes Team.


Fühlt es sich doch bestens integriert und wertschätzend behandelt. Wer hier übrigens auf kurz und knackig setzt, punktet zusätzlich mit Effizienz. Warum also nicht mal mit einem 10-20-30-Bericht überraschen?


Aber: Denken Sie bitte an die saubere Dokumentation! Sämtliche Unterlagen inklusive relevanter Daten müssen zentral, einheitlich und für das komplette Team zugänglich abgelegt sein, idealerweise digital. Zudem sollten diese stets aktuell sein und in heiklen Projekten eventuell mit entsprechenden Zugriffsrechten versehen sein.



Ressourcen mit Bedacht wählen


Das beginnt bereits mit der Auswahl der richtigen Teammitglieder, insbesondere des geeigneten Projektleiters. Die Anforderungen, Erwartungen an ihn sind hoch und vielseitig. So muss er sich unter anderem bestens auf dem fachlichen Parkett bewegen. Das heißt, mit spezifischem Know-How zum jeweiligen Projektinhalt, technischer Affinität als auch mit einer zertifizierten Ausbildung zum Projektmanager überzeugen. Sei es durch die PMI-Methode oder das IPMA. Doch Wissen alleine reicht nicht:


Nur mit Empathie und

Einfühlungsvermögen läuft es richtig rund.

Ein guter Manager brilliert zudem mit seinem feinem Gespür dafür, wo bzw. wie seine Mitarbeiter ihre Talente, ihre Qualifikationen am besten einsetzen können, ohne sich über- bzw. unterfordert zu fühlen. Wer zudem ein offenes Ohr bei Problemen, neuen Ideen oder potentiellen Verbesserungen beweist, darf sich über ein Team freuen, das an einem Strang zieht und sich uneingeschränkten Rückhalt gewährt.


Deshalb: Sorgen Sie als Projektleiter IMMER für eine offene Feedback- und Fehlerkultur sowie Motivation. Belohnen Sie, feiern Sie regelmäßig Projektfortschritte bzw. -erfolge!




Last but not least: Das benötigte, passende Equipment nicht vergessen! Ohne Meetingräume, Büro- bzw. Arbeitsflächen samt Hard- und Software sowie Lizenzen lässt sich nur schwer arbeiten. Sorgen Sie also rechtzeitig für eine ausreichende Bereitstellung!




Investieren Sie gegebenenfalls in lohnenswerte, hilfreiche digitale Tools oder

Projektmanagement-Software. Schließlich unterstützen diese auf vielfältige Weise – von der grafischen Aufbereitung über mehr Übersichtlichkeit bis hin zur schnelleren Interaktion. Besonders beliebt sind unter anderem Trello, Asana, Basecamp, Clarizen oder Wrike. Voraussetzung: Das komplette Projektteam ist fit in deren Anwendung.



Klassisches Projektmanagement – ein Auslaufmodell?


Wer all DAS beherzigt hat, hat es geschafft, perfektes Projektmanagement zu betreiben. Schließlich hat er sich an den wichtigsten Basics orientiert:

  • Zieldefinition

  • Stakeholder- und Risikoanalyse

  • Erstellung eines Projektstrukturplans (Termine, Aufgaben, Kosten, Meilensteine)

  • stete Überwachung des Projektfortschritts.


Aber Kritiker bemängeln immer lauter das Grundprinzip des sequenziellen, linearen Aufbaus (Wasserfall): Zu starr, zu unfle-xibel – noch dazu verknüpft mit einer lang-atmigen Bearbeitungs- und Reaktionszeit. Denn erst muss eine Phase abge-schlossen sein, bevor die Aufgaben der nächsten in Angriff genommen werden. Ein absolutes „No-Go“ für die Umsetzung digitaler Strukturen, die Kreation und Implementierung technologischer Produkte.


Hier ist mehr Flexibilität, Schnelligkeit sowie Anpassung an rasch wechselnde Bedürfnisse des globalen Marktes gefragt.

Nichts ist schlimmer als morgen mit einem Produkt von vorgestern begeistern zu wollen. Das Ende eines stabilen Umfelds, der Planbarkeit ist erreicht.



Flexible Dynamik – der Ansatz der agilen Bewegung


Als vielversprechende Lösung bzw. heißer Trend werden vermehrt agile Methoden gehandelt. Zwar fußen deren Rahmenwerke auf den eben genannten (klassischen) Basics, bei Bedarf lassen sich jedoch einzelne Vorgaben, Anforderungen entsprechend „aufweichen“ bzw. flexibilisieren.


Statt im Vorhinein bereits alles penibel bis ins Detail zu planen, nähern sich Befürworter der „beweglichen Methode“ schrittweise dem Projektabschluss. Ein exakt definiertes Ziel existiert ebenso wenig wie ein „festgezurrter“ finaler Termin. Plötzlich auftretende Stolpersteine sind in ihren Auswirkungen ja nie genau zu kalkulieren.


Charakteristisch ist demzufolge ein Arbeiten in überschaubaren Iterationszyklen: Im Fokus steht zuerst NUR eine grobe Vision, eine Wunschvorstellung eines angestrebten Ergebnisses (Produkt, System oder Dienstleistung) durch den Auftraggeber. Darauf stützend werden kleine Stücke häppchenweise erarbeitet, anschließend fachgerecht beurteilt, bewertet. Als Ausgangsbasis werden sie im Anschluss für weitere Verfeinerungen genutzt. Die Spezifikation von Aufgabe und Ziel entwickelt sich also erst im Verlauf – geprägt vom permanenten Austausch mit dem Kunden, den Feedbackschleifen.


Das Augenmerk liegt stärker denn je auf den Wünschen, der Zufriedenheit des bzw. dem Nutzen für den Kunden als dem sturen Festhalten an vordefinierten Zielen. Selbst Änderungen sind ausdrücklich erwünscht, führen sie doch zu nachhaltigen Verbesserungen: Fehlentwicklungen und damit zusätzliche Kosten sind (fast) gänzlich vermeidbar. Somit erfüllen die agilen Methoden die Werte des Agilen Manifest von 2001.



Alles Scrum, oder was?


Ihre Geburtsstunde erlebte die „Agile Bewegung“ übrigens im Umfeld der Softwareentwicklung. Mittlerweile hat sie ihren Weg in andere Branchen gefunden. Die Ansätze sind ebenso vielfältig und kreativ wie ihre Namen: Design Thinking, Design Sprint, Lean Start Up, Business Model Canvas oder Kanban. Absoluter Spitzenreiter, da am beliebtesten, ist jedoch Scrum – eine Methode, die ganze Bücher füllt. Noch keines gelesen, vielleicht sogar noch nichts von diesem „neumodischen Scrum-Dings“ gehört? Hier ein kurzer Überblick, was wie läuft:


Statt auf einen endlosen „Marathon“ setzt Scrum auf kurze, knackige „Sprints“. Besser gesagt, auf überschaubare Arbeitszyklen von zwei bis vier Wochen. Innerhalb dieser Timeline erarbeiten kleine, selbstorganisierte Teams die geforderten Projektaufgaben, herunter-gebrochen auf kleine „Paketchen“.




Alles, was zählt: Flache Hierarchien & User Stories


Doch bevor das „Rennen“ beginnt, steht die Erstellung eines Product-Backlogs an, einer Art „To Do Liste“, welche sämtliche Funktionen, Anforderungen an das finale Produkt im Detail festhält: Wie soll es aussehen, was können, was ist dafür von Nöten? Und genau darum kümmert sich der Product Owner, indem er diese anhand der jeweiligen Vorstellungen und Bedürfnisse des Kunden formuliert – den sogenannten User Stories.


Natürlich startet er nicht als Einzelkämpfer durch: Der Product Owner lässt sich bei der Umsetzung von einer dynamischen Truppe unterstützen – bestehend aus Scrum Master sowie mehreren Scrum Entwicklern. Während der Owner also die Schnittstelle zwischen intern (Team) und extern (Kunden, sonstige Stakeholder) darstellt, sorgt der Scrum Master für eine reibungslose Organisation bzw. Koordination. Er moderiert sozusagen den kompletten Prozess. So verteilt er weder Aufgaben noch erteilt er Vorgaben. Stattdessen ermöglicht der Scrum Master den Entwicklern eigenständige Entscheidungen sowie eine selbstständige Umsetzung. Zugleich schirmt er seine Gruppe vor unnötigen externen Störungen ab, fungiert bei Konflikten als Mediator.


Neben dem ausgeprägten Teamgedanken, flachen Hierarchien und crossfunktionaler Besetzung stehen grundsätzlich gegenseitiger Respekt sowie transparente Kommunikation im Fokus. Alle Beteiligten sind von Anfang bis Ende im kompletten Entwicklungsprozess samt Diskussionen eingebunden.




Auf die Plätze, fertig, Sprint!


Die Entwickler entscheiden deshalb im Sprint-Planungsmeeting gemeinsam darüber, welcher Teilaspekt als funktionierender des gesamten Produkts zuerst entwickelt, getestet bzw. ausgerollt wird. Für die dabei anfallenden Einzelaufgaben des jeweiligen Sprints, im Fachjargon als Tickets bezeichnet, übernimmt das zuständige Gruppenmitglied Verantwortung. Man orientiert sich dabei an den sehr hoch priorisierten User Stories, schätzt deren Aufwand und plant diese innerhalb eines exakten Zeitfensters (Timeboxing) ein. Allerdings nur so viele, wie auch abgearbeitet werden kann. Das abschließende Resultat: Der Sprint Backlog.

Um nicht vom richtigen Weg abzukommen, tauschen sich alle Teammitglieder täglich vor Arbeitsbeginn im Daily Scrum, einem Meeting von maximal 15 Minuten, über den momentanen Status aus. Besteht ein Problem, lösen die jeweiligen Betroffenen dies in separaten „Follow-Up“ Terminen. Das verhindert unnötig lange Besprechungen.


Schon gewusst? Den optimalen Durchblick hat, wer Anforderungen und Fortschritte visualisiert: Bunte Task-Zettel auf der Scrum-Board wandern langsam von links (Spalte „Zu bearbeiten“) über „In Bearbeitung“ nach rechts zu „erledigt“.



Egal, ob offline per Whiteboard oder online mit Hilfe der Apps Trello, Jira. Wer möchte, kann ALLES in einem „Burndown-Chart“ grafisch erfassen.



Zieleinlauf: Review & Retrospektive


Krönender Abschluss eines jeden Sprint stellt das Review dar: Hier präsentiert das Entwicklerteam seinen funktionstüchtigen Prototypen (Product-Inkrement) vor Product Owner, Scrum Master und Auftraggeber. Das „vorläufige“ Erzeugnis entspricht den vom Scrum Team übereinstimmend festgelegten Qualitätskriterien, der Definition of Done.


Nun ist es an den Kunden, dieses auf Herz und Nieren zu testen: Komme ich damit klar? Fehlt mir was? Anhand der Ergebnisse entscheidet der Product Owner darüber, ob bzw. wie der Prototyp nachgebessert, angepasst werden muss. Mit Hilfe der gewonnenen Informationen erfolgt automatisch eine Aktualisierung des bisherigen Backlog um neue Ziele, Aufgaben und Prioritäten für den folgenden Zyklus.


Zu guter Letzt reflektiert das komplette Scrum Team rückblickend -in einer Retrospektive- seine Arbeitsweisen: Was hat die Zusammenarbeit besonders gefördert, was hat sie behindert bzw. gestört? Wo liegen Potentiale für Verbesserungen?



Und nun beginnt wieder alles von vorne: Jeder Teilschritt wird so oft gegangen bis das Projekt abgeschlossen bzw. das Produkt ausgerollt werden kann.



Agil ist Trumpf!


Klar, agile Methoden wie SCRUM haben durchaus ihre Vorteile. So lassen sich die Projekte wegen der kleinen Schritte nicht nur wesentlich sicherer planen. Vielmehr sind diese zügiger in der Praxis umzusetzen – flacher Hierarchien, motivierter Mitarbeiter, Daily Scrums und engmaschiger persönlicher Kommunikation sei Dank!


Die damit verbundenen Auswirkungen sind übrigens durchaus positiv zu werten:


  • Kosten reduzieren sich

  • innovative Produkte

  • Dienstleistungen bereichern schneller interne Strukturen bzw. Prozessabläufe und erreichen im Handumdrehen Marktreife. Quasi eine Win-Win-Situation für alle!

  • Zunehmende Kunden-Orientierung sowie Nutzen-Maximierung stärken die globale Wettbewerbsfähigkeit langfristig.



PM ist keine Einbahnstraße: Der Mix macht´s


Trotzdem: Manch einer empfindet solch dynamische Ansätze als chaotisch, fühlt sich von den wenig konkreten Handlungsempfehlungen verunsichert sowie vom extrem hohen Aufwand an kommunikativem Austausch und Abstimmung überfordert. Wägen Sie also bereits im Vorfeld sorgfältig ab, welches Konzept am besten zum jeweiligen Projekt, zur internen Unternehmensstruktur, zur Philosophie passt – klassisch oder agil.


Denn nur nachhaltiges Projektmanagement ist von dauerhaftem Erfolg gekrönt. Ein reibungsloser Ablauf alleine reicht nicht. Auch das Management muss sich voll und ganz mit den geplanten Projekten, den damit verbundenen Veränderungen identifizieren sowie deren Sinn den Mitarbeitern schmackhaft machen.


Change Management ist hier das Stichwort. Es ergänzt immer häufiger das reine PM-Geschäft, gilt als DER Geheimtipp.


Last but not least: Es muss ja nicht immer „entweder-oder“ sein! Die Auswahl ist groß, unterschiedliche Ansätze lassen sich ganz wunderbar mischen....(Hybrides PM)


In diesem Sinne, bleiben Sie flexibel und wählen Sie das Beste für Sie und Ihr Unternehmen!





Viel Erfolg bei Ihren Projekten wünscht Ihnen


Ihr Team von


A-3012 Wolfsgraben bei Wien

www.passionate-digital.com


Recherche und Text: Kirsten Hube,

unsere freie Autorin aus München

Textmitwirkung, -bearbeitung und Weblayout: Sabine Krückl,

Management Assistant bei PASSIONATE



Haftungsausschluss: Alle Informationen in diesem Artikel sind ausschließlich zur allgemeinen und unverbindlichen Information. Trotz sorgfältiger, intensiver Recherche nach bestem Wissen können wir keine Gewähr für Korrektheit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen.

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