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  • Sabine Krückl

RECRUITING & ONBOARDING

Aktualisiert: Jan 7

Es ist soweit, nun steht es fest: Ihr Team wird sich vergrößern bzw. soll eine freigewordene Stelle nachbesetzt werden. Jedenfalls: Eine neue Mitarbeiterin, ein neuer Mitarbeiter soll aufgenommen werden! Dieser Prozess wird als externes Recruiting bzw. externe Personalbeschaffung bezeichnet- im Gegensatz zur internen Variante, in welcher eine Stelle intern neubesetzt wird, meist durch Versetzung (= Inplacement) eines Mitarbeiters.


Was dies ab dieser Entscheidung für den internen Entwicklungs- und Arbeitsprozess in Ihrem Betrieb bedeutet, wie man qualifizierte Mitarbeiter findet, an Bord holt und auch an Bord behält- wollen wir hier näher beleuchten!



Überlegungen und Vorbereitungen:


Das Wichtigste ist wohl, zuerst ein genaues Anforderungsprofil und das zu erwartende Tätigkeitsfeld mit Aufgabenbeschreibung zu definieren.


Weiters muss geklärt werden, in welcher Form die Zusammenarbeit mit dem zukünftigen Mitarbeiter gestaltet werden soll:


  • Soll es eine Fixanstellung werden?

  • Wird der Arbeitsvertrag befristet erstellt, oder handelt es sich um ein unbefristetes Dienstverhältnis?

  • In Vollzeit oder in Teilzeit?

  • Ist Home Office möglich, und wenn ja, in welchem Umfang?

  • Oder wird ein Freelancer gesucht?

  • Ab wann soll Arbeitsbeginn sein?


Ebenso zu überlegen sind andere wichtige Punkte wie beispielsweise: Welche attraktiven Arbeitsbedingungen und Benefits angeboten werden können (siehe Employer-Branding) sowie natürlich die Kollektivvertragseinreihung (Tätigkeitsfamilie bzw. KV-Gruppe) und das sich daraus ergebende Mindestgehalt.



Erstellung der Stellenausschreibung:


Haben Sie alle nötigen Infos gemeinsam besprochen, in Erfahrung gebracht und gesammelt, folgt nun der kreative Teil für Sie :-): Die Mitarbeitersuche mit Worten und grafischen Elementen in Form zu bringen. Ein möglichst authentisches Dokument, welches Ihre Firmenkultur zum Ausdruck bringt und alle nötigen Informationen beinhaltet, ist optimal.


Wir haben diese Aufgabe auf diese Weise gelöst:




Veröffentlichung der Jobanzeige


Website:


Meist ist dann der nächste Schritt, diese Stellenausschreibung in ansprechender Form auf der Firmenwebsite zu veröffentlichen. Eine eigene Karriereseite ist hier von Vorteil. Sehen Sie hier, wie wir unsere Karriereseite gestaltet haben:



Social Media Kanäle:

Eine gekürzte Version, ansprechend und attraktiv, geteilt auf Facebook, Twitter, LinkedIn, XING, Instagram und Pinterest & Co, leitet Interessenten ebenso auf die Firmenwebsite mit sämtlichen weiteren Informationen.


Auf Facebook ist es möglich, unbezahlte Jobanzeigen zu schalten. Ebenso gibt es zahlreiche allgemeine (aber auch spezifische) Job-Gruppen sowie regionale Ortsgruppen, in welchen man die Ausschreibung posten bzw. teilen kann.


Genauso wie z.B. auf LinkedIn und XING!



AMS:

Wir von PASSIONATE DIGITAL haben in der Zusammenarbeit mit dem Arbeitsmarktservice nur gute Erfahrungen gemacht: Mit freundlichen und bemühten Mitarbeiter und einer guten Zusammen-arbeit mit unserem Betreuer!


Es kann der e-Job-Room genützt sowie ein eAMS-Konto für Unternehmen angelegt werden. Für letzteres benötigt das AMS eine Anmeldung bzw. eine firmenmäßig gezeichnete Vollmacht für den jeweiligen Mitarbeiter, welcher den Account betreut und Ansprechpartner für das AMS ist.


Ein weiteres Angebot des Arbeitsmarktservice ist die Vorauswahl für Bewerber, welche vom AMS durchgeführt werden kann. Auch dieses Angebot ist kostenlos.


Jedoch: Vor allem bei "speziellen Jobs" wie jene für SAP Ariba Consultants ist es unumgänglich:



Bezahlte Jobanzeigen und

die Listung in den Metajob-Suchmaschinen:


Jeder kennt wohl die riesigen Job-Suchmaschinen, welche auch auf andere große Job-Portale zugreifen und deren Inserate bei sich listen, wie z.B.




Natürlich kann ein Unternehmen nun auf manchen dieser Seiten bezahlte Inserate schalten. Eine andere bzw. zusätzliche Möglichkeit ist es, auf einem Portal wie z.B. hokify ein einziges Inserat zu schalten, welches im Bieterverfahren in die großen Suchmaschinen aufgenommen wird. Was im Konkreten bedeutet, dass Ihr Inserat dann ebenso in den Metajob-Suchmaschinen zu finden ist. Eine gute Möglichkeit vor allem für kleinere Unternehmen, welche Ihr Geld lieber in Ihre Angestellten und Projekte investieren.



Nähere Informationen an uns von hokify zu diesem Thema:

In der Regel wird der Großteil der Jobs von hokify über alle der angeführten Metajobsuchmaschinen ausgespielt.
Das hinterlegte System bei Metajobsuchmaschinen basiert auf einem Auktionsmodell : Unterschiedliche Anbieter von Inseraten bieten einen gewissen, selbst festgelegten Betrag pro Click für die einzuspielenden Inserate, wobei dann jene Jobs mit dem höchsten Gebot (die zum jeweiligen Suchbegriff passen) ausgespielt werden.


Nun, da Sie die Rädchen zur Mitarbeitersuche kalkuliert ausgewählt und in präzise in Gang gesetzt haben, werden die ersten Bewerbungen nicht lange auf sich warten lassen:



Die Bewerbungen


Ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand ist -je nach Art des ausgeschriebenen Jobs- die Durchsicht, Organisation und Beantwortung der eingetroffenen Bewerbungen. Dieses Pensum ist nur schwer einfach "nebenbei" zu erledigen: Es sind für einen Mitarbeiter pro Tag sicherlich ein paar Stunden dafür einzuplanen.


Um die Übersicht über die eingetroffenen Bewerbungen, ihren Status und den näheren Infos bzw. Vereinbarungen mit den Bewerbern zu bewahren, erstellen wir von PASSIONATE unter anderem eine interne Bewerbungsübersicht. So bewahren wir den Überblick!



Die Vorauswahl


Auch wenn Sie nicht James Bond oder Arnold Schwarzenegger suchen- manche Bewerbungen lesen sich derart. :-) So wie sich Unternehmen an die Wahrheit halten sollten, wäre dies am Sinne einer optimalen Stellenbesetzung und langfristigen Zusammenarbeit natürlich auch für Bewerber sinnvoll. Da jedoch meist ein wenig beschönigt und/oder übertrieben wird, vereinbaren wir mit den in Betracht kommenden Kandidaten/innen vorab ein Telefongespräch.


Das ist unser Weg eine Vorauswahl zutreffen.



Der erste persönlichere Kontakt


In ersten Telefonaten mit unseren Bewerbern können wir die Motivation erfragen, fehlende Informationen einholen, Rückfragen stellen usw. Dabei stellt sich leider bei einigen Kandidaten sehr schnell heraus, dass Grundvoraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle doch nicht gegeben sind.


Somit laden wir anschließend jene, welche auf diese Weise in unsere engere Wahl gekommen sind, zu uns ein, um sie persönlich kennenzulernen.



Das Bewerbungsgespräch


In dieser Stufe des Aufnahmeverfahrens ist es durchaus auch sinnvoll, dass sich der jeweilige Bewerber und sein zukünftiger direkter Vorgesetzter kennen lernen. Schließlich können so fachspezifische Fragen vom Bewerber gestellt und beantwortet werden. Für den Vorgesetzten gilt es die Eignung des Kandidaten zu prüfen. Und letztendlich sollte auch die "Chemie" zwischen beiden stimmen.



Die Absage


Gern macht das ja wirklich niemand... aber leider passt es nicht immer bzw. gibt es ja meist mehr Bewerber als freie Jobs. Jeder ernst gemeinte Bewerber verdient auch eine zeitnahe Antwort.

Absagen aus verschiedenen Gründen sollten immer freundlich formuliert sein. Wir nehmen uns dafür die Zeit!


Viel lieber geben wir natürlich:



Die Job-Zusage!


Die Suche hat ein glückliches Ende gefunden, sowohl für den Bewerber als auch für das Unternehmen.


Jobzusagen übermitteln wir sehr gerne zusätzlich auch schriftlich im Sinne einer Einstellungszusage, welche von manchen Bewerbern z.B. für das Arbeitsmarktservice benötigt wird.


Wurden Details wie das mögliche Beginndatum und Arbeitsbedingungen im Vorfeld konkretisiert bzw. abgestimmt, steht einer solchen nichts im Wege.





Vor der Einstellung


Vor der fix vereinbarten Einstellung ist es nötig, noch einige konkrete Angaben bzw. Dokumente vom Arbeitnehmer einzuholen. Diese können z.B. sein:





Der Dienstvertrag:


Wir von PASSIONATE DIGITAL handhaben es so, dass wir unseren zukünftigen Mitarbeitern ihre Dienstverträge noch vor Unterzeichnung schicken: Somit haben sie genügend Zeit, sich ihn in Ruhe durchzulesen, gegebenenfalls Rückfragen an uns zu stellen bzw. auch die Möglichkeit, ihn extern prüfen zu lassen. Ebenso nehmen wir uns die Zeit, den Dienstvertrag vorab mit ihnen Punkt für Punkt durchzugehen und zu erklären, falls nötig.




Onboarding



Dieser Vorgang beginnt bei PASSIONATE DIGITAL bereits spätestens im Bewerbungsverfahren. Wir würden sogar sagen, schon davor: Indem wir den Einsatzbereich und die Aufgaben, das Anforderungsprofil, die Benefits für unser neues Teammitglied definieren, den Arbeitsplatz bzw. die Arbeitsmittel vorbereiten und besorgen und vieles mehr.. ist der neue Mitarbeiter -zumindest gedanklich- bereits bei uns an Board.



Die ersten Rundgänge an Bord


Unser Onboarding-Programm führt sich dann im Bewerbungsverfahren fort und ist für den zukünftigen Mitarbeiter selbst sicherlich vor allem in unserer ersten Kontaktaufnahme per Telefon spürbar.


In diesem Gespräch wollen wir -natürlich nach anderen wichtigen Infos über und für den ausgeschriebenen Job- auch den "Geist", Esprit, die Leidenschaft unseres Teams verständlich machen. Den Bewerber -bildlich gesehen- auf einen ersten Rundgang an Bord mitnehmen!




Umso besser und schöner, wenn diese Begeisterung an unserer Arbeit auf die Dame/ den Herren am anderen Ende der Leitung überschlägt und wir ebenso die Freude des Kandidaten, seinen Funken spüren können. Dann ist dieser erste Rundgang an Bord gelungen! Vorausgesetzt natürlich, alle anderen Voraussetzungen für den Job sind für beide Seiten passend oder übereingestimmt.


Gelingt unter diesen "Segeln" auch das persönliche Vorstellungsgespräch, bei welchem schon mehr in die Tiefe gegangen wird, der Bewerber den vorbereiteten Arbeitsplatz, seine möglichen zukünftigen Teamkollegen und seinen Vorgesetzten kennen lernen, einen ersten Eindruck in die praktische Arbeit und Organisation des Betriebes erhalten kann- perfekt!


Treten bei dem Bewerber, der nun in die engere Wahl gekommen ist, nach der ersten "Rundfahrt" Rückfragen auf und/oder sind noch einige Dinge zu klären? Es ist im Onboarding-Prozess in jedem Fall sinnvoll, bis zu seinem Eintritt weiterhin Kontakt zu halten.




Der erste Arbeitstag: Willkommen an Bord!



Eine persönliche Begrüßung des neuen Arbeitnehmers durch den Chef bzw. Vorgesetzten ist ebenso unumgänglich bzw. gehört zum guten Ton wie seine Einweisung und Unterstützung durch einen vorab dazu bestimmten Kollegen.


Dieser Mitarbeiter fungiert hier als "Buddy" bzw. Coach:

Er begrüsst das neue Team-Mitglied am ersten Tag, führt es im Betrieb herum, stellt es den anderen Kollegen und Geschäftspartnern vor, macht es mit den Gegebenheiten im Unternehmen vertraut, ist Ansprechpartner für seine Fragen und vieles mehr.





Wie geht´s weiter? An Bord bleiben


Für einen neuen Mitarbeiter sollten weder alle Stricke reißen können noch wäre es gut, ihn gleich in der ersten Zeit ins kalte Wasser zu werfen oder ihn gar alleine auf hoher See schippern zu lassen. (Soziale) Kälte mag zwar abhärten können- doch schreckt sie meist ab.

Viel besser ist es, auf

  • gegenseitige Wertschätzung

  • und Unterstützung,

  • eine gute Einbettung ins Team,

  • auf optimale Motivation,

  • ein offenes und achtsames Gesprächsklima und eine

  • gesunde Fehlerkultur zu achten.


Dies sind hier nur einige der Zauberworte, die in jedem Unternehmen Wunder wirken- wenn sie auch tagtäglich gelebt werden!


Wenn Sie parallel dazu -im Sinne von Employerbranding- Ihren Mitarbeitern Benefits bieten, wie z.B. einen gemeinsamen vergünstigen (gesunden) Mittagstisch, kostengünstige After-Work-Unternehmungen für alle Mitarbeiter etc- schaffen Sie optimale Voraussetzungen dafür.



Einen qualifizierten Mitarbeiter an Board geholt zu haben - ist sehr gut. Ihn auch langfristig ins engagierte Team eingegliedert zu haben- ein voller Erfolg!

Sie hören zufällig Ihre Angestellten sagen: "UNSERE Firma" ? Gratulation! Zum einen zeigt Ihnen dies ihr "WIR-Gefühl", zum anderen, dass sich Ihre Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen identifizieren: Sie fühlen sich als Teil der Firma! Und arbeiten miteinander, motiviert und engagiert, für das gemeinsame Ziel: Den Erfolg des Unternehmens! Es wird an einem Strang gezogen, und dies alles in einem guten Arbeitsklima. Perfekt!



Herzliche Grüße vom Team der




Ihre SAP Ariba Beratung im Einkauf

Wir arbeiten mit SAP: Ariba ** S/4HANA ** SRM und Add-Ons für ERP und S/4HANA

A-3012 Wolfsgraben bei Wien

Recherche, Text und Weblayout: Sabine Krückl, Management Assistant bei PASSIONATE





Gender-Hinweis zur neutralen Formulierung: Im Sinne einer besseren Lesbarkeit wurde in diesem Text eine einheitliche (entweder die männliche oder weibliche Form) von personenbezogenen Hauptwörtern gewählt. Dies bedeutet keinesfalls eine Benachteiligung eines anderen Geschlechts (w/m/d). Es möge sich bitte jeder Leser von den Inhalten des Artikels gleichermaßen angesprochen fühlen.


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